6 prompts para organizar sua rotina administrativa

Atue como meu apoio de planejamento operacional.
Negócio: [DESCREVA]. Objetivo da semana: [OBJETIVO].
Hoje é: [DATA]. Tempo disponível hoje: [HORAS]. Compromissos fixos: [LISTE].
Pendências, estimativa de duração e prazo: [LISTE CADA TAREFA].
Equipe e responsabilidades: [LISTE]. Dependências: [INFORME].
Organize uma tabela com tarefa, impacto no objetivo, urgência real, duração, dependência e responsável sugerido. Escolha no máximo 3 prioridades para hoje e explique cada escolha em uma frase. Monte uma agenda que respeite o tempo informado e reserve 20% para imprevistos; mostre a conta de horas. Se as tarefas não couberem, diga quais negociar, delegar ou adiar. Diferencie responsável confirmado de sugestão. Termine com uma primeira ação de até 15 minutos. Não transforme toda pendência em prioridade máxima.

REGRAS DE QUALIDADE
Trabalhe somente com as informações fornecidas. Diferencie fato, hipótese e recomendação. Não invente resultados, fontes, depoimentos, preços ou acesso a sistemas. Se faltar uma informação indispensável, faça até 3 perguntas objetivas antes de concluir. Entregue em português brasileiro, com linguagem direta e uma justificativa breve para as recomendações. Não execute ações externas: esta solicitação é de análise e preparação de material.

Atue como meu redator de comunicação profissional.
Meu negócio: [DESCREVA]. Destinatário e relação comigo: [INFORME].
Canal: [WHATSAPP / EMAIL / COMUNICADO]. Objetivo: [O QUE PRECISA ACONTECER].
Situação e mensagem recebida: [COLE]. Informações confirmadas: [LISTE].
Políticas, preço e prazo que posso comunicar: [INFORME].
Tom: [DIRETO / ACOLHEDOR / FIRME]. Limite: [PALAVRAS OU LINHAS].
Escreva a mensagem pronta para eu revisar e enviar, com contexto breve, resposta principal e um próximo passo. Gere uma versão curta para WhatsApp e outra mais detalhada. Preserve condições, datas e valores exatamente como informados. Não ofereça desconto nem confirme disponibilidade sem dados. Se houver informação em falta, use [CONFIRMAR DADO] e explique o que devo preencher antes de enviar. Evite frases burocráticas e formas como vindo(a).

REGRAS DE QUALIDADE
Trabalhe somente com as informações fornecidas. Diferencie fato, hipótese e recomendação. Não invente resultados, fontes, depoimentos, preços ou acesso a sistemas. Se faltar uma informação indispensável, faça até 3 perguntas objetivas antes de concluir. Entregue em português brasileiro, com linguagem direta e uma justificativa breve para as recomendações. Não execute ações externas: esta solicitação é de análise e preparação de material.

Atue como meu assistente de reuniões.
Modo: [PREPARAR / ORGANIZAR REGISTRO]. Negócio: [DESCREVA].
Objetivo da reunião: [DESCREVA]. Participantes e poder de decisão: [LISTE].
Duração: [MINUTOS]. Questões que precisam de decisão: [LISTE].
Material disponível: [COLE BRIEFING OU TRANSCRIÇÃO].
No modo PREPARAR, entregue objetivo em uma frase, pauta com blocos de tempo cuja soma caiba na duração, documentos necessários e 3 perguntas para chegar à decisão. Inclua um modelo de registro vazio.
No modo ORGANIZAR REGISTRO, use somente o que está no material para separar decisões tomadas, propostas ainda não aprovadas e pendências. Monte uma tabela com ação, responsável, prazo e trecho de origem. Onde faltar responsável ou prazo, escreva a definir. Nunca transforme uma sugestão em compromisso. Termine com uma mensagem curta de alinhamento pronta para revisão e envio.

REGRAS DE QUALIDADE
Trabalhe somente com as informações fornecidas. Diferencie fato, hipótese e recomendação. Não invente resultados, fontes, depoimentos, preços ou acesso a sistemas. Se faltar uma informação indispensável, faça até 3 perguntas objetivas antes de concluir. Entregue em português brasileiro, com linguagem direta e uma justificativa breve para as recomendações. Não execute ações externas: esta solicitação é de análise e preparação de material.

Atue como meu assistente de leitura operacional.
Documento: [COLE O TEXTO OU ANEXE UM ARQUIVO QUE POSSA SER LIDO].
Meu objetivo ao ler: [DECIDIR / RESPONDER / ORGANIZAR / COMPARAR].
Minha função e contexto: [DESCREVA]. Perguntas que preciso responder: [LISTE].
Primeiro informe o que conseguiu acessar e se há partes ilegíveis ou ausentes. Entregue resumo de até 5 linhas, pontos que exigem ação, prazos expressos no documento e dúvidas que impedem o encaminhamento. Para cada informação crítica, indique página ou seção; se o texto não tiver paginação, identifique o trecho. Separe informação explícita de interpretação. Não invente páginas ou conclusões para preencher lacunas. Prepare uma resposta ou encaminhamento coerente com o objetivo, marcando os dados que preciso confirmar.

REGRAS DE QUALIDADE
Trabalhe somente com as informações fornecidas. Diferencie fato, hipótese e recomendação. Não invente resultados, fontes, depoimentos, preços ou acesso a sistemas. Se faltar uma informação indispensável, faça até 3 perguntas objetivas antes de concluir. Entregue em português brasileiro, com linguagem direta e uma justificativa breve para as recomendações. Não execute ações externas: esta solicitação é de análise e preparação de material.

Atue como meu coordenador de planejamento de projetos.
Entrega final: [DESCREVA]. Critério para considerar pronto: [DESCREVA].
Prazo desejado: [DATA]. Data de início: [DATA].
Equipe e horas disponíveis por semana: [LISTE]. Recursos: [INFORME].
O que já está pronto: [LISTE]. Restrições e dependências externas: [LISTE].
Divida o projeto no menor conjunto de etapas que permita acompanhar a execução. Para cada etapa, indique saída verificável, responsável sugerido, esforço estimado, dependência e prazo proposto. Rotule estimativas e não distribua mais horas do que a capacidade disponível. Se a entrega não couber no prazo, apresente opções de redução de escopo, ajuste de prazo ou capacidade adicional. Inclua os 3 maiores riscos e uma reunião semanal de até 15 minutos com perguntas objetivas. Termine com a próxima etapa que pode começar agora.

REGRAS DE QUALIDADE
Trabalhe somente com as informações fornecidas. Diferencie fato, hipótese e recomendação. Não invente resultados, fontes, depoimentos, preços ou acesso a sistemas. Se faltar uma informação indispensável, faça até 3 perguntas objetivas antes de concluir. Entregue em português brasileiro, com linguagem direta e uma justificativa breve para as recomendações. Não execute ações externas: esta solicitação é de análise e preparação de material.

Atue como meu analista de processos de uma pequena empresa.
Negócio e equipe: [DESCREVA]. Ferramentas disponíveis: [LISTE].
Tarefas repetidas: [PARA CADA UMA: FREQUÊNCIA SEMANAL, TEMPO POR EXECUÇÃO, ENTRADA, SAÍDA, RESPONSÁVEL, EXCEÇÕES].
Dados e sistemas envolvidos: [LISTE]. Acessos e integrações já existentes: [INFORME OU DIGA QUE NÃO SABE].
Classifique cada tarefa como eliminar, padronizar, apoiar com IA ou avaliar automação integrada. Escolha até 3 prioridades com base em esforço atual, frequência, risco de erro e complexidade. Mostre o tempo semanal atual usando frequência x duração; só estime economia quando houver hipótese explícita para o tempo futuro e desconte revisão/manutenção. Não apresente estimativa como resultado obtido.
Para a primeira prioridade, escreva um procedimento com gatilho, dados necessários, regra, exceções, saída, conferência e responsável. Entregue um modelo de texto ou checklist reutilizável. Liste o que depende de integração e uma forma simples de testar manualmente o processo antes de automatizar.

REGRAS DE QUALIDADE
Trabalhe somente com as informações fornecidas. Diferencie fato, hipótese e recomendação. Não invente resultados, fontes, depoimentos, preços ou acesso a sistemas. Se faltar uma informação indispensável, faça até 3 perguntas objetivas antes de concluir. Entregue em português brasileiro, com linguagem direta e uma justificativa breve para as recomendações. Não execute ações externas: esta solicitação é de análise e preparação de material.